Back Office Manager (Sales)

Op zoek naar die super leuke job? (vier dagen per week)

Jij bent heel gedreven, je denkt klantgericht en kan snel schakelen. Je bent gewend om binnen kleine bedrijven te werken en inmiddels ben je een echte aanpakker geworden. Je vindt het prettig om het verschil te kunnen maken voor mensen. Om dat te kunnen doen heb je vrijheid nodig, want je werkt graag zelfstandig. Je ziet zelf wat er moet gebeuren, wat je niet weet dat zoek je uit. Je bent proactief, nieuwsgierig en je krijgt er energie van om met veel verschillende dingen bezig te zijn. Bij Private Mansions en TenClub kijken we naar jouw potentieel en vinden het cv minder belangrijk.

Past dit bij jou? Dat komt goed uit want Private Mansions en TenClub is op zoek naar een nieuwe spin in het web op het gebied van onze back-office sales afdeling.

Wij zoeken een back office manager voor onze sales afdeling
Voor de duidelijkheid; je managed de back office sales en niet het team.

Private Mansions en TenClub is een nu nog klein team, met grote ambities. De komende jaren gaan wij nog verder groeien en jij gaat die groei mede mogelijk maken. Dat biedt tegelijkertijd de mogelijkheid om je te ontwikkelen en te blijven leren. Je bent het eerste teamlid en valt direct onder de twee salesmanagers, die verantwoordelijk is voor de sales van onze locaties en de ledenwerving.

Hoe een werkdag eruitziet:

Dat is elke dag verschillend. Dat is wat dit werkt zo boeiend maakt. Maar dit is wat je ongeveer kunt verwachten; Op de dagen dat je op kantoor werkt (2/3 afhankelijk van 4 of 5 dagen per week) Rond 9 uur kom je aan op kantoor. Je bent de eerste en je zorgt ervoor dat het kantoor er representatief en gezellig uit ziet. Terwijl jouw laptop opstart maak je lekker wat te drinken voor jezelf. Dan check je jouw mail en maakt een to do lijst voor de dag. Daarop staan bijvoorbeeld taken zoals:

  • Het oppakken, bijhouden, bijwerken en sorteren van de eerste sales leads, jij bent eerstelijns contact met betrekking tot leads.
  • Uitwerken en inrichten van funnels om leads voor Private Mansions in kaart te brengen en een eerste opzet van offertes op te zetten
  • Uitwerken en inrichten van funnels om prospects voor TenClub te werven
  • Na ieder event sturen we een bedank-campagne met een aantal foto’s en een leuke tekst. Deze tekst is wervend en toegespitst op ieder specifiek event
  • Het agendabeheer en inplannen van afspraken voor bezichtigingen en wervingsgesprekken
  • Potentiële kandidaten terugbellen en voorzien van informatie over onze dienstverlening
  • Afspraken maken en bevestigen met klanten en kandidaten
  • Voor ieder event maak je de aanmeldlijst op uit de app en het ticketsysteem en deze lever je aan bij het productieteam.
  • Uitwerken en inrichten van funnels om kandidaten te werven voor het nieuwste event

Je gaat vast aan de slag, dan wel vanuit huis dan wel vanuit ons kantoor. We hebben kort overleg, voegen wat dingen toe aan het lijstje. Dan blijken er een aantal spoedzaken te moeten worden opgepakt. Er moet met een webtool waar onze offertes in worden gemaakt overlegd worden, hoe we een aantal aanpassingen gemaakt worden omdat we een event hebben en producten moeten worden toegevoegd. Nu jij ze toch aan de telefoon hebt vraag je direct uit hoe we deze webtool nog verder voor ons kunnen laten werken zodat we nog efficiënter worden. Geen probleem, jij kunt met gemak alle ballen in de lucht houden. Tussendoor beantwoord je telefonisch vragen van kandidaten, en zet je de campagne nav een event live. Je overlegt over wat er met de overige geplande taken moet gebeuren en gaat aan de slag.

Back office mgt. taken (8 uur per week)

  • Inplannen en bevestigen van afspraken
  • Kantoorartikelen bestellen of kleine boodschapjes doen
  • Bijhouden van de kleine administratie van de losse zaken die je bestelt
  • Uitwerken van plannen, notulen en ideeën deze in actiepunten omzetten en koppelen aan de desbetreffende collega’s of klanten. Opvolgen van de actiepunten.
  • Organiseren van bezichtigingen en dat alles er verzorgd uitziet
  • Ervoor zorgen dat het prettig toeven is op kantoor, je zorgt voor een volle koelkast, haalt af en toe een doekje over de bureaus en leegt de prullenbak als die vol is. Dat doen we overigens allemaal, bij zulke kleine bedrijven doen we immers alles zelf
  • Je ontvangt bezoekers en zorgt dat zij zich welkom voelen

Back office Sales mgt. taken (24/32 uur per week)

  • Eerstelijns-behandeling aanvragen Private Mansions in Active Campaign en Business Whatsapp
  • Eerstelijns-behandeling aanvragen TenClub via Active Campaign en Business Whatsapp
  • Doorzetten van taken naar de verschillende saleskanalen naar tweede lijn Private Mansions alsmede het inplannen van de agenda voor een bezichtiging
  • Doorzetten van taken naar de verschillende saleskanalen naar tweede lijn TenClub alsmede het inplannen van de agenda voor een telefonische afspraak
  • Het opzetten van offertes voor Private Mansions
  • Het versturen van de wordt member informatie van TenClub
  • Maken van aanmeldlijsten vanuit de TenClub app en de ticketlink voor events voor bij de deur
  • Opzet en uitsturen van campagnes naar aanleiding van events en bezoeken

Wij zoeken

Man, vrouw, jong, oud, met handicap, of zonder. Doelgroepenregister, student, herintreder. Dat maakt niet uit. Wij kijken naar de mogelijkheden en de ambities van onze nieuwe collega. Als je aan onderstaande kenmerken voldoet, nodigen wij je graag uit om te reageren.

Iemand die de handen uit de mouwen wil steken. Die weet dat je in een klein bedrijf alles zelf moet doen, van een kopje koffie halen voor een sollicitant tot het inrichten van een sales funnel.

Je hoeft (nog) niet alles te kunnen, maar het is belangrijk dat je snel leert op het gebied van:

  • Ins en outs als het gaat om het gebruik van allerhande webapplicaties. Zowel het inhoudelijk vriendelijk te woord staan van klanten, het goed werken met systemen, zelfstandig met ideeën komen om onze processen nog beter te maken. Vereist is dat je zowel Nederlandstalig als Engelstalig goed uit de voeten kan, zowel in woord als geschrift.
  • We gebruiken: Active Campaign, Eventix, Moneybird, Lightspeed, Izettle, RoomRacoon en nog andere systemen waar jij toevallig veel ervaring mee hebt om onze business beter te maken.

Jij:

  • Bent een kei op de computer. Het Office-pakket kent bijvoorbeeld geen geheimen voor jou. En je kunt zelf een printer toevoegen, of een foutmelding oplossen.
  • Kan goed prioriteiten stellen
  • Flexibel in denken en doen
  • Je bent gedreven en hebt affiniteit met het vakgebied
  • Je hebt inhoudelijke vakkennis van, en snapt sales processen en wat daarbij komt kijken
  • Je hebt een vlotte pen, en kunt foutloos schrijven in het Nederlands (beheersing van de Engelse taal is een vereiste)
  • Je vindt het leuk om allround bezig te zijn met backoffice sales-activiteiten. Je bent communicatief en kan je snel en gemakkelijk uitdrukken om de informatie op te halen die jij nodig hebt om zo effectief mogelijk te werken.

Wij:

Je hebt al door dat wij veel van je vragen. Daar moet wat tegenover staan natuurlijk. Als je bij Private Mansions en TenClub komt werken krijg je veel vrijheid en autonomie.

  • Je mag je werkdagen en tijden in overleg zelf vaststellen (over 4 of 5 dagen). Deels thuiswerken is geen probleem afhankelijk van het totaal aantal dagen.
  • Een startsalaris afhankelijk van ervaring tussen de € 2500 en € 3000 bruto per maand op basis van fulltime (40 uur)
  • Je krijgt een halfjaar contract met de intentie tot verlengen
  • Je werkt minimaal 32 uur per week. Private Mansions en TenClub groeien, dus een uitbreiding van deze uren is op termijn mogelijk.

Is deze job jou op het lijf geschreven?

Gebruik jouw creativiteit om ons te overtuigen van jouw kunnen. Altijd voorzien van motivatie waarin je vermeld waarin jij jezelf de komende jaren in wilt ontwikkelen, wat je al goed kunt en wat je nog mag leren. Ook willen we weten wat je affiniteit is met ons werkveld.

Details

Private Mansions is opgericht in 2013 in Amsterdam met de missie om het eenvoudig te maken om iets unieks te ervaren in ruimtes waar intimiteit, esthetiek en verwondering vakkundig samenvloeien.

Private Mansions geeft je de mogelijkheid om de sleutels te bezitten van merkwaardig uitzonderlijke ruimtes in en rond Amsterdam. We bieden onze klanten wonderbaarlijke herenhuizen met een prachtige inrichting en multifunctionele ruimtes waar nieuwsgierige en eclectische geesten zich in privé-omgevingen kunnen verzamelen. Onze groeiende catalogus bevat artefacten zoals een verborgen kapel aan de Amstel tot een afgelegen boerderij op het platteland. Het kan allemaal van jou zijn voor een nacht van rust en herstel, een hele dag experimenteren en spelen, of langer als je dat wilt.

TenClub

TenClub is een club voor nieuwsgierige mensen. Leden, in co-creatie met gelijkgestemde mensen, die openstaan om na te denken, te debatteren en elk aspect van hun leven te onderzoeken en die kunst, performances, theater en muziek gebruiken om zich uit te drukken als echte levenskunstenaar.

PM-icon
homo sum humani nihil a me alienum puto